E-Rechnung ab 1.1.2027: wer versenden muss und was bis dahin zu tun ist

Die Versandpflicht steht seit dem 1. Januar 2025 in § 14 Absatz 2 UStG. Was danach kam, sind Übergangsregeln in § 27 Absatz 38 — und die sind als Erlaubnis formuliert, nicht als Aufschub. Der Wortlaut beginnt mit den Worten „Abweichend von § 14 Absatz 1 und 2 kann eine Rechnung“.

Am Stichtag entsteht also nichts Neues: Es fällt weg, was bis dahin zusätzlich erlaubt war.

Der Unterschied ist praktisch. Wer die Ausnahme verliert, bekommt keine Frist gesetzt, muss nichts beantragen und wird von niemandem erinnert — die Rechnung, die am 2. Januar 2027 hinausgeht, ist entweder normgerecht oder falsch.

Hier steht die erste Stelle, an der der Gesetzestext genauer ist. § 27 Absatz 38 Nummer 2 nennt nicht den Umsatz, sondern den „Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 2)“ des ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr.

Der Gesamtumsatz ist ein eigener Begriff. Er wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet, nicht nach gestellten Rechnungen — wer auf Ziel verkauft, rechnet mit dem, was tatsächlich eingegangen ist. Und er kennt eine Ausnahme, die an der Grenze entscheidet.

Verkäufe von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bleiben außer Ansatz. Der Firmenwagen, die Maschine, die Anlage — keiner dieser Erlöse zählt mit.

Für einen Betrieb dicht unter einer Million Euro ist das der Unterschied zwischen betroffen und nicht betroffen.

Die zweite Stelle, an der der Wortlaut mehr sagt als seine Zusammenfassungen. Nummer 1 und 2 erlauben eine Rechnung „auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format“, das der Norm nicht entspricht.

Das „vorbehaltlich der Zustimmung“ hängt am zweiten Teil, nicht am ersten. Papier bleibt in der Übergangszeit ohne Zustimmung zulässig — ein PDF per E-Mail dagegen nur, wenn der Empfänger einverstanden ist. Verbreitet ist die umgekehrte Lesart, nach der Papier nur noch mit Zustimmung ginge.

Sie steht so nicht im Text.

Nummer 3 der Übergangsregel nennt den elektronischen Datenaustausch nach der Empfehlung 94/820/EG. Wer so übermittelt, hat bis zum 31. Dezember 2027 Zeit — und zwar unabhängig vom Umsatz.

Die dritte Stelle steckt im Verb. Nummer 1 und 2 sprechen davon, dass eine Rechnung übermittelt werden kann, Nummer 3 davon, dass sie ausgestellt werden kann.

Wer ein etabliertes EDI-Verfahren betreibt, hat damit ein Jahr mehr als ein gleich großer Betrieb ohne. Die Zustimmung des Empfängers bleibt in diesem Fall nötig.

Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931 aus der Richtlinie 2014/55/EU. Das Bundesfinanzministerium nennt die beiden in Deutschland üblichen Formate ausdrücklich: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen die Voraussetzungen — mit einer Einschränkung, die man kennen muss.

Die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind ausgenommen.

Der Unterschied zwischen beiden Formaten ist die Verpackung. XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Rechtlich zählt in beiden Fällen der strukturierte Teil.

Acht Jahre, und zwar so, dass zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Das ist die Vorgabe, an der die meisten bestehenden Ablagen scheitern. Bei ZUGFeRD heißt das: Die eingebettete XML-Datei ist das Original, das sichtbare PDF nur die Hülle.

Wer das PDF ausdruckt und abheftet, hat die Rechnung nicht aufbewahrt.

Wer wissen will, welche Begriffe in diesem Umfeld was bedeuten, findet sie erklärt statt vorausgesetzt. Der Unterschied zwischen Bilddatei und strukturiertem Datensatz entscheidet hier über die Rechtsfolge.

Vier Dinge, und keines davon ist ein Produktkauf. Sie hängen aneinander: Fällt eines aus, trägt die Kette nicht.

Der Weg vom Posteingang bis zur Buchung ist dabei die eigentliche Arbeit — nicht das Erzeugen der Datei, sondern was danach mit ihr passiert.

Wer den Ablauf einmal sauber zerlegt, sieht meist, dass die Formatfrage der kleinste Posten ist. Aufwendig wird die Prüfung, und teuer wird die Ablage, wenn sie erst nachträglich gebaut wird.

An einer Zahl, die zum Stichtag noch nicht feststeht. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres, also 2026 — und der ist erst nach dessen Ende ermittelt. Wer knapp an der Grenze liegt, plant deshalb nicht nach dem erwarteten Umsatz, sondern nach dem ungünstigeren Fall.

Die Umstellung dauert länger als die Auskunft der Buchhaltung im Januar.

Belastbar wird die Planung erst, wenn die Zahl aus derselben Quelle kommt wie die Umsatzsteuervoranmeldung. Ein Betrieb, der seine Abläufe messbar gemacht hat, beantwortet die Frage in Minuten.