KI-Beratung in Hannover: wie ein Erstgespräch abläuft

Weil ein Angebot vor der Bestandsaufnahme eine geratene Zahl ist. Wer den Vorgang nicht kennt, an dem der Aufwand hängt, kann weder Umfang noch Dauer benennen — beides hängt am Ablauf, nicht an der Technik. Zwei Betriebe derselben Größe liegen dabei weit auseinander, je nachdem, wie viele Hände ein Vorgang durchläuft.

Der Termin dauert 30 Minuten und findet donnerstags statt, mit fünf Plätzen in der Woche. Er kostet nichts. Die Zahl für ein Projekt fällt später, nach dem Prozess-Audit.

Fünf Plätze in der Woche sind eine Kapazitätsgrenze. Wer den Donnerstag verpasst, nimmt den nächsten — es gibt keinen Grund zur Eile und keinen Rabatt für Schnelligkeit.

Drei Punkte, immer in derselben Reihenfolge. Sie stehen in dieser Reihenfolge auch auf der Terminseite, damit vorher klar ist, worauf die halbe Stunde hinausläuft und was sie nicht leistet.

Die Reihenfolge ist kein Zufall. Wer mit der Einschätzung anfängt, bewertet einen Betrieb, den er nicht kennt, und landet bei allgemeinen Ratschlägen.

Der dritte Punkt trägt die Absage mit. Rechnet sich Automatisierung an keiner der genannten Stellen, steht das am Ende der halben Stunde — und nicht in einer Fußnote.

Eine Einschätzung, welcher Vorgang zuerst dran ist, und die Begründung dazu. Kein Angebot, keine Präsentation, keine Unterschrift. Das reicht, um intern weiterzuarbeiten, auch ohne eine Zusammenarbeit.

Wer den Vorgang benennen kann, an dem der Aufwand hängt, hat den schwierigsten Teil hinter sich. Alles Weitere ist Handwerk — und Handwerk lässt sich planen.

Was nicht in der Hand bleibt: eine Zahl für das Projekt. Die fällt nach dem Prozess-Audit, dem ersten der vier Schritte, in denen hier gearbeitet wird.

Mehr ist es nicht, und mehr soll es in dieser halben Stunde auch nicht sein.

Für drei Lagen ist der Termin die falsche Adresse. Sie kommen regelmäßig genug vor, dass sie hier stehen sollten und nicht erst im Gespräch — wer sich in einer davon wiedererkennt, spart sich die halbe Stunde.

Der erste Fall ist der teuerste. Ein Werkzeug ändert nichts an einem Ablauf, den niemand anfasst — es steht danach daneben und wird bezahlt.

Der zweite Fall entscheidet über alles, was danach kommt. Ein Pilot ohne benannte zuständige Person läuft, solange jemand Zeit hat, und endet, sobald etwas dazwischenkommt.

Beim letzten Fall liegt es an der Anbindung. Ein Sprachmodell ohne Anschluss an Dokumente, Datenbanken und Fachanwendungen bleibt ein besserer Chat — und dafür braucht niemand ein Projekt.

Beim Erstgespräch nichts. Es läuft als Videotermin, und eine halbe Stunde trägt keine Anfahrt. Wer lieber spricht, erreicht die Nummer montags bis freitags von 9 bis 18 Uhr.

Bei der Prozessaufnahme ändert sich das. Wer einen Ablauf aufnehmen will, muss die Leute sehen, die ihn ausführen: den Posteingang, den Zuruf über den Flur, die Tabelle, die jemand zweimal führt. Nichts davon steht in einem Organigramm, und nichts davon lässt sich in einer Videokonferenz erfragen.

Dafür zählt die Entfernung. Ein Betrieb in der Region Hannover oder in Niedersachsen ist an einem Vormittag erreichbar, und ein Termin vor Ort kostet dann keinen Reisetag.

Alles danach ist nicht ortsgebunden. Der Betrieb in europäischer Region über AWS oder Azure, ein Auftragsverarbeitungsvertrag, die Überwachung nach dem Livegang — dafür zählt nicht der Sitz des Dienstleisters, sondern die Frage, wer nachts erreichbar ist.

An Adressen, die sich aufrufen lassen.

Eine Logowand belegt, dass jemand einmal Kunde war, nicht, dass etwas entstanden ist und heute läuft. Drei Belege stehen offen im Netz und lassen sich ohne Zugang aufrufen. Jeder davon ist eine Anwendung im Einsatz, keine Fallstudie über eine Anwendung.

Die mittlere Spalte ist der Grund, warum im Gespräch nach Wochen gefragt wird und nicht nach Quartalen. Hinter dem Kundenportal stehen 1,5 Vollzeitstellen an eingespartem Aufwand — eine Aufwands-Äquivalenz, kein Dauerzustand.

Wenig, und nichts Schriftliches. Hilfreich ist die Antwort auf eine einzige Frage: an welchem Vorgang gerade Geld hängt und wer ihn von Hand macht.

Die Gegenprobe ist einfach: Nimm den Ablauf, der in dieser Woche am längsten liegen geblieben ist. Steht dahinter ein Mensch, der ihn jedes Mal gleich abarbeitet, ist der Termin richtig. Steht dahinter eine Entscheidung, die jedes Mal anders ausfällt, ist es ein Fall für den zweiten Termin.

Unterlagen, Zugänge oder eine Liste der eingesetzten Systeme braucht es dafür nicht. Die kommen erst später — wenn ein Ablauf im Betrieb tatsächlich aufgenommen und Schritt für Schritt zerlegt wird.

Nicht daran, dass ein Angebot folgt. Sondern daran, dass der Engpass hinterher einen Namen hat. Vorher heißt er „die Verwaltung“, nachher heißt er nach dem Vorgang.

Ein Vorgang mit Namen lässt sich messen, zerlegen und einer Person zuordnen. Ein Vorhaben, das „KI einführen“ heißt, entzieht sich allen dreien.

Das ist der ganze Zweck der halben Stunde. Alles Weitere hängt an dieser einen Antwort: der Anschluss an die Fachanwendungen, der Betrieb im Rechenzentrum, die Wartung über die Jahre.